3e. Bedrijfsvoering

Er is geïnvesteerd in de organisatie dit jaar. Dat was en is nodig. Enerzijds om als organisatie onze reguliere taken te kunnen uitvoeren. En anderzijds om net als de stad de schaalsprong goed op te kunnen vangen. In de onderstaande paragraaf is beschreven hoe we dat hebben gedaan.

Informatievoorziening

In 2022 zijn de volgende resultaten op het gebied van informatievoorziening gerealiseerd, die randvoorwaardelijk zijn voor de doorontwikkeling van de organisatie en dienstverlening aan de stad:

• Portfoliomanagement is ingericht voor informatievoorziening, waarmee prioritering van de inzet van mensen en middelen mogelijk wordt. Hierdoor kunnen we de juiste dingen doen in de organisatie en voor de stad. Tevens zijn strategisch informatiemanagers gestart die een inventarisatie van de digitaliseringsbehoefte van alle sectoren hebben opgesteld. Deze kan ingevuld worden met gedeelde of generieke voorzieningen.
• De functies voor procesmanagement zijn gestandaardiseerd en er is een eenduidige manier van continu verbeteren geïmplementeerd. Ook is gestart met het implementeren van nieuwe werkwijzen, zoals het volledig automatiseren van routinematige processen.
• De architectuurfunctie is versterkt en architectuur adviezen zijn inmiddels integraal onderdeel van IT- aanbestedingen en de doorontwikkeling van de i-functie (werken in de cloud, zaakgericht werken en datagedreven werken). Er is geparticipeerd in innovatie trajecten zoals e-Wallet en Europese Digitale Identiteit, als ook op gebied van data.
• Er zijn structurele verbeteringen in het contractmanagement doorgevoerd. Tevens is begonnen aan het wegwerken van achterstanden in de vernieuwing van verouderde systemen (uitvoeren aanbestedingskalender). Eind 2022 waren 8 van het 20-tal aanbestedingen op de aanbestedingskalender 2022-2023 afgerond. Om de gemeentebrede dienstverlening te verbeteren is geïnvesteerd in een pilot met een zaaksysteem (Open zaak), een generieke voorziening op basis van common ground . Daarnaast is met de Haal Centraal toepassing gewerkt aan een manier van gegevensuitwisseling op basis van common ground.
• De governance op IV is verbeterd met een nieuwe gemeentebrede mandaatregeling en IT-control framework. Een groot deel van processen van de IV-organisatie zijn doorgelicht en er zijn beheersmaatregelen voor de belangrijkste risico’s.
• De achterstand in de uitvoering van de DPIA’s is vrijwel geheel ingelopen. In november 2022 is een verbeterplan AVG opgesteld en in uitvoering gebracht, met aanvullende maatregelen op het vlak van privacy-awareness. De implementatie van de Wet politiegegevens (Wpg) is in volle gang. Op het gebied van informatieveiligheid is een groot deel van de bevindingen uit verschillende audits (onder andere Rekenkamerrapport smart & safe) opgelost. Het strategisch informatiebeveiligingsbeleid, inclusief alle tactische documenten is vernieuwd en er is een hackaton uitgevoerd met partners uit de stad. Tevens is in de 2e helft van 2022 gestart met het traject voor een passende IAM (Identity- en Access Management) oplossing. 

Arbeidsmarktstrategie

Er is een arbeidsmarktstrategie ontwikkeld, met de bedoeling om in de krappe arbeidsmarkt de juiste mensen aan te trekken, te binden en te boeien en te investeren in doorstroom en uitstroom van het huidige personeel. We zagen een toename van het aantal ingevulde vacatures van circa  330 in 2022 t.o.v. 260 in 2021 en 130 in 2020. Op het gebied van diversiteit en inclusie is ingezet op verscheidene (diversiteits)netwerken en samenwerking met onderwijsinstellingen. Er is een barometer culturele diversiteit uitgevoerd en is de 3e restudy van de universiteit Tilburg naar de stand van zaken m.b.t. diversiteit en inclusiviteit van de organisatie gestart. De resultaten worden in 2023 gepresenteerd.

Leren en ontwikkelen

In 2022 is leren en ontwikkelen binnen de organisatie verder gebracht door:

• organisatiebrede thema’s zoals het leiderschapsprogramma en procesmanagement
• programma’s binnen de sectoren zoals het Apollo programma in het Sociaal Domein of de IV-academie voor I&B/CIO
• opstarten van een Çommunity Leren & Ontwikkelen
• de Eindhoven academie met een ruim aanbod van interne trainingen, micro-learnings (video’s en artikelen) en e-learnings voor medewerkers.

Het opleidingsbudget is in 2022 uitgenut.

Vitaliteit

Het ziekteverzuim is in 2022 gestegen naar 5,55% (In 2021 was het ziekteverzuim 4,7%. De norm voor 2022 was 4,9%). Deze stijging is landelijk zichtbaar bij bedrijven en de overheid. Psychische klachten hebben een belangrijk aandeel in het verzuim. Werkdruk blijft een belangrijk thema. Onder de vlag van ‘Samen Vitaal’ is er een aanbod voor medewerkers voor het voorkomen van werkdruk en het stimuleren van dagelijks bewegen.

Huisvesting – thuiswerkfaciliteiten

De werkomgeving is verder aangepast en het project Hybride werken is afgesloten en geborgd in de organisatie. De huisvesting biedt een mix voor focuswerk, routinewerk en samenwerking welke verdeeld zijn over verschillende werkzones. Dit in combinatie met een thuiswerkplek. Medewerkers kunnen gebruik maken van de thuiswerkfaciliteitenregeling en daarmee zorgen voor een Arbo-proof werkplek thuis.

Richting Eindhoven!

De aanbevelingen in het door Berenschot opgeleverde peilstok-onderzoek zijn door het nieuwe college en de directieraad opgepakt en vertaald naar een aantal activiteiten. De samenwerking tussen college en organisatie is geïntensiveerd en er zijn middelen vrijgegeven voor organisatie-ontwikkeling. Deze zijn vooral gericht op het uitwerken van een sector die zich gaat bezighouden met het ontwikkelen van de stadsvisie en het oprichten van een sector Strategie en Opgaven. Daarnaast is het  bestuursakkoord vertaald naar een uitvoeringsprogramma wat getoetst wordt op haalbaarheid en uitmondt in een jaarkalender voor raad, college en organisatie. Het stuurmodel waarlangs de organisatie wordt ingericht is vastgesteld. De directie is uitgebreid naar 5 directeuren gericht op collectieve verantwoordelijkheid voor de grote complexe stads- en organisatievraagstukken. Aangezien het niet alleen gaat om aanpassen van structuren is er vooral geïnvesteerd in het anders samenwerken in complexere vraagstukken. Tevens is er een aanzet gemaakt in het fitter krijgen van de organisatie voor het bestaande werk door te investeren in ruimte voor vak-ontwikkeling en het vast aannemen van medewerkers.

Gemeentebrede ontwikkelingen formatie en inhuur 2022

Onze stad zit midden in een schaalsprong met als gevolg ook een gewenste personele capaciteitsgroei binnen de gemeente. Deze groei is in te delen naar:

• groei vanwege ambities en de schaalsprong (kwantiteit)
• groei vanwege professionalisering van de organisatie (kwaliteit)
• groei om continuïteit in het primaire proces te borgen.

In totaal is in 2022 circa 145 fte toegevoegd aan de formatie, waarvan circa 65 tijdelijk.
Inhuur is een wezenlijk onderdeel van onze personeelskostenbegroting. De primaire begroting  inhuur voor het jaar 2022 bedroeg € 30,1 miljoen. Gedurende het jaar zijn diverse  begrotingswijzigingen doorgevoerd waardoor het inhuurbudget met de jaarrekening € 37,6 miljoen bedraagt. Daarnaast zien we een toename aan inhuur op vacatures omdat de financiële middelen incidenteel zijn voor een kortere periode zijn toegekend en er geen vaste dienstverbanden kunnen worden aangeboden. Deze verwachting is aangegeven in de begroting 2022. De realisatie is bij de jaarrekening € 43,4 miljoen. Inhuur bedraagt daarmee ca. 19% van de totale loonkosten.

CPO office en Inkoop

De visie en beleidslijnen zijn geïmplementeerd en verder uitgewerkt aan de hand van het vastgestelde inkoopbeleid. Handboeken zijn geïmplementeerd, diverse sjablonen ontwikkeld en processen beschreven. We hebben daarmee een belangrijke slag gemaakt in de professionalisering van de inkoopfunctie. En er is een belangrijke stap gezet naar de borging van een gemeentebreed inkoopproces. Middels voorlichting en trainingen blijven niet alleen de directe collega’s van de inkoopafdelingen up to date, maar dragen we er zorg voor dat de organisatie en externe relaties meegenomen worden in deze ontwikkelingen. Het vraagt om herhaling en voortdurende aandacht wat dan ook in 2023 wordt voortgezet. MVI wordt als standaard toegepast in onze aanbestedingen. Op die manier dragen we bij aan onze gemeentebrede beleidsambitie ten aanzien van duurzaamheid. Dat doen we ook voor andere beleidsonderwerpen zoals social return.

Toekomstvaste Financiële Functie

Met het programma Toekomstvaste Financiële Functie maken wij de organisatie gereed voor uitdagingen en ambities op het gebied van sturing, beheersing en verantwoording. 

De volgende resultaten behaald: 

• De koers en visie op de financiële en control functie zijn opgesteld.
• Adviesaanvraag ingediend bij de OR over het verduidelijken van de financiële functies en rollen overeenkomstig het afwegingskader centraal-decentraal.
• De investeringen worden eenvoudiger en overzichtelijker gepresenteerd.
• Het dashboard personeelsformatie en -kosten is operationeel.
• De aanbesteding van het nieuwe financieel systeem is uitgevoerd. Begin 2023 kan na gunning worden overgegaan tot daadwerkelijke vervanging.

Voorbereiding op wet- en regelgeving rechtmatigheidsverantwoording

De wetswijziging inzake de rechtmatigheidsverantwoording zal voor het eerst gelden voor het verslagjaar 2023. Om het college van B&W goed in stelling te kunnen brengen zodat zij de rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven, wordt gesteund op een combinatie van interne controles binnen de primaire processen (IC) en de audits hierop door de verbijzonderde interne controle functie (VIC). Verder wordt in de opzet samengewerkt met de externe accountant. Dit samenwerkingsmodel tussen de lijnorganisatie, de VIC-functie en de externe accountant zorgt voor een effectieve en efficiënte werkwijze. Wij hebben onze interne processen adequaat ingericht om te voldoen aan de nieuwe wet. Onze accountant onderschrijft deze werkwijze.

Communicatie

We hebben de zichtbaarheid van wat we in de stad realiseren, van ons stadsbestuur en de gemeenteraad vergroot. We hebben het afscheid van enkele wethouders en burgemeester Jorritsma én de installatie van het nieuwe college en burgemeester Dijsselbloem  georganiseerd.  
We blijven investeren in duidelijke brieven, o.a. door het trainen van medewerkers en het herschrijven van brieven. Onze website houden we digitoegankelijk (waarmerk: Drempelvrij). Anderstaligen bedienen we momenteel vooral via info op eindhoven.nl die voor hen toegankelijk wordt via google translate. Onze sociale mediakanalen worden steeds volwassener, zowel qua inhoud als qua aantallen volgers. Met geografisch targeten van doelgroepen hebben we ervaring opgedaan voor bijvoorbeeld verkeersprojecten. Op advies van onze CISO zijn we niet meer actief op TikTok. Er vond een mix van online en fysieke samenspraakbijeenkomsten plaats. 

Uitvoering wet WOZ en belastingheffing

De Waarderingskamer ziet binnen een termijn van 2 jaar een ontwikkeling richting de 4 sterren (=goed), mits we voortgaan op de ingeslagen weg. De hoeveelheid WOZ-bezwaren is voor 2022 gestabiliseerd. Het aantal gegronde bezwaren van de No-Cure -No-Pay bureaus is fors afgenomen. BGT-BAG en WOZ worden verder op elkaar afgestemd. Deze afstemming levert in samenhang met de vereiste controles nog steeds verbeteringen op in de datakwaliteit. Er zijn veel nieuwe medewerkers en de werkzaamheden zijn gemoderniseerd, worden procesmatiger en meer in samenhang uitgevoerd. Dit vergt aanpassingsvermogen van de mensen in de organisatie. Opleidingen en tijd is nodig om deze transitie goed te volbrengen. Hierbij komt ook nog een grote uitdaging van de aanbesteding van de Belastingapplicatie. De afdeling zal zijn focus hier dus op moeten leggen en dit betekent een extra inspanning voor de reguliere bezetting boven op de dagelijkse taken.